Arsip Digital Jadi Kunci Pelayanan Modern di Cimahi Selatan, Ini Komitmen di Balik 'GERA KELARDIL'

Kota Cimahi, Suara Pakta.Com- Arsip bukan sekadar tumpukan kertas lawas. Di era digital seperti sekarang, pengelolaan arsip yang tepat bisa menjadi pintu masuk menuju pelayanan publik yang lebih cepat, efisien, dan transparan. Inilah semangat yang diusung dalam aksi perubahan bertajuk Gerakan Kelola Arsip Digital atau GERA KELARDIL, yang diluncurkan Kecamatan Cimahi Selatan.

Selama dua bulan, program ini digarap serius. Digitalisasi dilakukan pada arsip-arsip vital seperti Akta Jual Beli (AJB), Akta Hibah, Akta Pembagian Hak Bersama (APHB), Keterangan Waris, hingga dokumen resmi Camat tentang lembaga kemasyarakatan seperti LPM, TP-PKK, Karang Taruna, dan MUI Kecamatan.

“Implementasi aksi perubahan sudah kami laksanakan kurang lebih selama dua bulan. Hasil yang dicapai sudah sesuai dengan target jangka pendek, yaitu digitalisasi arsip tahun 2024/2025,” ungkap Sekretaris Kecamatan Cimahi Selatan, Rina Erlina saat memberikan laporan penutup aksi perubahan tersebut.

Namun, GERA KELARDIL bukan hanya soal memindahkan data fisik ke bentuk digital. Lebih dari itu, program ini menjadi contoh bagaimana sinergi antar stakeholder bisa melahirkan gerakan yang membawa perubahan nyata.

"Pelaksanaan kegiatan ini melibatkan kerjasama, komunikasi, koordinasi serta komitmen bersama para stakeholder. Kami mengelola sumber daya organisasi secara terintegrasi dan menerapkan komunikasi yang efektif,” ujar Rina. 

Ia menekankan bahwa pengelolaan berkualitas serta mobilisasi stakeholder yang solid menjadi pondasi utama untuk menekan kendala selama pelaksanaan.

Lebih jauh, Rina menuturkan bahwa aksi perubahan ini akan berlanjut ke tahap jangka menengah dan panjang, dengan target akhir: meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Hal ini juga diharapkan berdampak pada peningkatan nilai Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI) Kecamatan Cimahi Selatan pada tahun mendatang.

“Arsip adalah bagian penting dalam kehidupan, baik bagi individu maupun organisasi. Ia merekam semua peristiwa yang pernah terjadi dan menjadi memori kolektif bangsa atau daerah,” tegasnya.

Ia menambahkan, arsip memiliki siklus hidup seperti manusia mulai dari penciptaan hingga penyusutan. Oleh karena itu, sejak pertama diciptakan, arsip harus dikelola dengan benar: mulai dari pemberkasan, pemeliharaan, penyimpanan, hingga pemusnahan atau penyerahan ke lembaga kearsipan. Semua itu merupakan bentuk akuntabilitas.

Rina juga menyoroti pentingnya cadangan data untuk keamanan.

 “Kami harap ada dukungan anggaran pada perubahan tahun 2025 untuk pembelian hard disk eksternal sebagai media back-up arsip digital,” ucapnya.

Menuju milestone jangka panjang, proses penyusutan arsip akan menjadi pekerjaan penting selanjutnya. Di sinilah dibutuhkan tim yang solid dan komitmen yang konsisten.

“Komitmen dan loyalitas sangat penting untuk mencapai visi dan tujuan organisasi. Kerja tim adalah motor penggerak utama dalam mewujudkan aksi perubahan ini. Dukungan dan evaluasi dari pimpinan harus dilakukan secara konsisten,” ujarnya.

Menurut Rina, kepemimpinan yang transformatif menjadi tulang punggung keberhasilan GERA KELARDIL. 

“Seorang pemimpin harus punya keberanian untuk memulai dan memberikan contoh. Dengan visi yang jelas, semua hambatan akan bisa kita lalui bersama,” pungkasnya.

Program GERA KELARDIL membuktikan bahwa tata kelola arsip yang modern dan kolaboratif bukan hanya soal administrasi, tapi bagian penting dari pelayanan publik yang berkualitas dan masa depan pemerintahan yang lebih transparan serta akuntabel. (Rustandi)